AI Voice Agent ne işe yarar?
AI Voice Agent, reklamdan ya da web sitesinden gelen talebin soğumadan aranmasını sağlar. Lead Regista CRM’e kaydedildiği anda arama tetiklenir; asistan Türkçe konuşur, talebi teyit eder, uygun müşteriye randevu önerir ve sonucu lead kartına yazar. Satış ekibi soğuk liste aramak yerine sonucu belli olan kayıtlarla ilgilenir.
Sahada en sık gördüğümüz sorun reklamın kendisi değil, reklamdan sonraki saatler. Form dolduran kişi o sırada telefonu elindedir ve sorusunu sormaya hazırdır. Ekip toplantıda, sahada ya da hafta sonu tatilindeyse arama ertesi güne kalır. O sürede müşteri başka bir firmayla konuşmuş olabilir. Bu ürünü, dijital pazarlama işlerinde reklam tarafında iyi giden kampanyaların satışa dönüşmediğini gördüğümüz için geliştirdik.
AI Voice Agent nasıl çalışır?
Akış beş adımdan oluşur ve hepsi Regista CRM üzerinde gerçekleşir:
- Lead gelir. Facebook ya da Instagram reklam formu, web formu veya elle eklenen bir kayıt CRM’e düşer.
- Arama tetiklenir. CRM, lead’in adını, telefonunu ve kaynağını sesli arama altyapısına gönderir.
- Görüşme yapılır. Asistan işletmeye göre yazılmış senaryoyla konuşur: kendini tanıtır, talebi teyit eder, niteleme sorularını sorar.
- Sonuç yazılır. Arama durumu, görüşme notu ve süresi lead kartına kaydedilir.
- Ekip devralır. Randevu kabul eden ya da sorusu olan müşteriyle satış ekibi devam eder. Ulaşılamayan kayıtlar tekrar aramaya gönderilebilir.
Aramaların hangi saat aralığında yapılacağını işletmenin çalışma düzenine göre ayarlıyoruz. Gece yarısı gelen bir form için müşteriyi uygunsuz bir saatte aramak istemezsiniz.
Senaryo nasıl hazırlanır?
Kurulumun en önemli kısmı yazılım değil, senaryodur. İlk görüşmede satış ekibinizin telefonda gerçekte ne konuştuğunu dinliyoruz: hangi sorular soruluyor, hangi cevaptan sonra randevu veriliyor, hangi durumda konuşma bitiriliyor. Bunu kısa bir akışa çeviriyoruz.
İyi bir senaryoda şunlar netleşir:
- Asistanın kendini nasıl tanıtacağı ve hangi firmadan aradığını nasıl söyleyeceği
- Talebi teyit eden ilk soru (ör. “Formda implant tedavisi seçmişsiniz, doğru mu?”)
- En fazla üç-dört niteleme sorusu
- Randevu için önerilecek gün ve saat seçenekleri
- Asistanın bilmediği bir soru geldiğinde konuşmayı ekibe nasıl devredeceği
Beta sürecinde ilk aramaları sizinle birlikte değerlendiriyor, takılan yerleri düzeltiyoruz.
Asistan neleri yapmaz?
Sesli asistanın sınırlarını baştan çizmek, hem müşteri deneyimini hem işletmeyi korur. Kurulumda şu kuralları standart olarak koyuyoruz:
- Kesin fiyat ve kampanya sözü vermez. Fiyat sorusunda genel bilgi verir, kesin teklifi ekibe bırakır.
- Tıbbi, hukuki ya da teknik teşhis yapmaz. Klinik senaryolarında asistan yalnızca randevu ve ön bilgi tarafında kalır.
- Kimliğini saklamaz. Görüşmenin başında hangi firma adına arayan bir asistan olduğunu söylemesini öneriyoruz.
- Israr etmez. Müşteri ilgilenmediğini söylediğinde konuşmayı nazikçe kapatır ve bu sonuç lead kartına yazılır.
Bu sınırlar sayesinde asistan, satış ekibinin yerini almak yerine ilk teması hızlandıran bir ön kapı görevi görür.
Başarıyı nasıl ölçüyoruz?
Beta kurulumlarında ilk haftalardan itibaren üç soruya bakıyoruz: lead’lerin ne kadarına ulaşılabildi, ulaşılanların ne kadarı randevu ya da net bir sonraki adım verdi, kaç kayıt tekrar aranmak zorunda kaldı. Bu oranlar sektöre, reklamın kalitesine ve arama saatine göre çok değişir; bu yüzden size önceden bir rakam vaat etmiyoruz. Bunun yerine ilk ayın sonunda gerçek verinizi birlikte okuyup senaryoyu ve arama saatlerini ona göre düzeltiyoruz.
Kimler için uygun, kimler için değil?
AI Voice Agent, düzenli lead toplayan ve satışın bir randevu ya da ön görüşmeyle başladığı işletmelere uygundur. Klinikler, güzellik merkezleri, emlak ofisleri, oto galeriler, araç kiralama firmaları ve eğitim kurumları bu tarife uyar.
Uygun olmadığı durumlar da var. Ayda birkaç lead alan bir işletmede ekibin aramayı kendisi yapması daha mantıklıdır. Satışı uzun teknik görüşme gerektiren karmaşık B2B projelerde de asistan ancak ilk temas ve randevu aşamasında işe yarar. Bunu demo görüşmesinde açıkça söylüyoruz.
Mesajlarla birlikte nasıl kullanılır?
Müşteri her zaman aramayı beklemez; bir kısmı WhatsApp ya da Instagram’dan yazar. Regista CRM bu mesajları tek gelen kutusunda toplar ve yapay zekâ ile yanıtlayabilir. Sesli arama ve mesaj yanıtı aynı müşteri kaydına bağlıdır, yani ekip bir kişinin hem aramasını hem yazışmasını aynı kartta görür.
Bu yapı, reklam kurgusundan satış hattına kadar tüm akışı tasarladığımız yapay zekâ çözümleri hizmetimizin bir parçası. Reklam tarafını da biz yönetiyorsak, hangi kampanyanın randevuya dönüştüğünü aynı panelden okuyabiliyoruz.
Nasıl başlanır?
Demo talep formunu doldurduğunuzda lead akışınızı ve hedef randevu tipinizi konuştuğumuz kısa bir görüşme planlıyoruz. Ardından senaryoyu yazıyor, CRM’i kuruyor ve ilk aramaları birlikte izliyoruz. Ürün beta aşamasında olduğu için kurulumları sınırlı sayıda ve elle yapıyoruz.